10 idées pour gagner 1 heure par jour
Qui n'a pas rêvé de disposer d'une heure supplémentaire au quotidien pour arriver à tout faire ? Une heure pour terminer une tâche urgente, avancer sur des projets importants et au final, rentrer chez soi plus tôt et plus détendu.
S'il est impossible d'arrêter le temps, il est en revanche possible d'éviter d'en perdre. Une bonne planification de sa journée de travail, des efforts d'organisation avec ses collègues et quelques astuces permettront de grappiller ces minutes précieuses qui font tellement défaut en fin de journée.
Voici 10 conseils simples pour vous aider à gagner un temps précieux.
- 1. Arriver plus tôt au bureau pour travailler au calme
Décaler légèrement ses horaires de travail pour arriver au bureau avant la plupart des collaborateurs permet d'avancer ses dossiers au calme, sans craindre d'être dérangé.
Des horaires matinaux sont aussi l'assurance de ne pas recevoir de coups de fils intempestifs de clients ou de partenaires.
- 2. Organiser des zones thématiques sur votre bureau
Un bureau en ordre et rangé avec logique aide à structurer sa pensée et donc à faire avancer plus vite ses dossiers.
C'est aussi le plus sûr moyen pour retrouver tel rapport ou telle fiche de synthèse rapidement.
- 3. Commencer la journée par les tâches prioritaires
L'important est de se poser quelques minutes pour réfléchir aux tâches à effectuer (on peut s'organiser au choix pour le lendemain ou pour plusieurs jours à venir). Cela permet d'apprécier la masse de travail mais aussi d'identifier les tâches prioritaires par rapport aux missions secondaires.
Il est conseillé de traiter en début de journée les dossiers les plus urgents et ceux qui nécessitent une forte concentration.
- 4. Prévoir les imprévus
Définir un emploi du temps détaillé c'est bien, pouvoir légèrement le bousculer, c'est mieux ! Il serait illusoire de penser que, malgré tous vos efforts, la journée de travail va se dérouler précisément comme vous l'avez prévu. Il y aura forcément une urgence à traiter, un collègue avec lequel faire impérativement le point sur l'avancement d'un projet.
C'est pourquoi il faut savoir se dégager une certaine marge dans la journée. Une heure de battement qui permettra de caser ça et là les aléas du quotidien.
- 5. Organiser sa boîte mail
La meilleure solution est souvent de créer des répertoires thématiques et des dossiers selon les urgences. Vous pourrez ainsi classer la plupart de vos mails et mieux suivre les priorités.
Autre astuce : créer des règles pour classer automatiquement certains messages ou leur donner une couleur bien précise. Afficher en rouge les messages de son supérieur et ranger directement les newsletters reçues dans un répertoire spécial permettent de gagner un temps précieux.
- 6. Ouvrir sa boîte e-mail deux à trois fois par jour seulement
Il est tentant de répondre dans la minute aux mails reçus. La solution est de ne pas hésiter à garder fermée sa boîte mail pour ne plus l'ouvrir qu'à heure fixe, deux ou trois fois dans la journée.
Une astuce efficace qui vous permettra de reprendre en main votre emploi du temps et maintenir votre niveau de concentration.
- 7. Formaliser les échanges avec ses collaborateurs
Pour limiter les perturbations, instaurez avec eux des méthodes de communication. Indiquez-leur que vous préférez être contacté par mail (plus facile à gérer dans le temps) plutôt que par téléphone (qui interrompt une tâche).
Cela peut aussi être une plage horaire (interdiction de vous importuner entre 10h et 12h, par exemple).
- 8. Se fixer un délai pour les réunions et s'y tenir
Si vous prévoyez que la réunion que vous souhaitez organiser peut se dérouler en 1 heure, à vous de faire respecter cette durée. Pour cela, il est conseillé de préparer un ordre du jour qui sera préalablement envoyé aux personnes invitées à la réunion.
Pour éviter de multiplier le nombre de retardataires, il est également conseillé de mettre en place un système d'alerte pour prévenir les participants 10 minutes avant le début de la réunion.
- 9. Fixer ses rendez-vous extérieurs en début ou fin de journée
Se déplacer pour un rendez-vous en cours de journée est immanquablement source de perte de temps. La meilleure solution est de programmer des rencontres en début ou en fin de journées pour limiter les allers-retours.
Si vous le pouvez, évitez également le déjeuner qui peut traîner en longueur, surtout si votre convive arrive en retard.
- 10. Décaler ses horaires pour la pause déjeuner
Pour éviter de faire la queue au restaurant d'entreprise ou de devoir écumer les restaurants alentours pour trouver de la place, essayez de cibler des horaires de moindre affluence pour aller manger.
Bien entendu, un restaurant à proximité du bureau est fortement recommandé.