Organiser une réunion efficace
Une réunion est un acte à la fois de management et de communication. Quelles que soient les circonstances, elle doit être préparée et ne pas être imposée. Mais avant tout, une réunion doit avoir de sérieuses raisons d'avoir lieu.
Quelques conseils pour organiser des réunions efficaces :
- Evaluer la pertinence d'une réunion
Une réunion peut avoir plusieurs objectifs. Ceux-ci doivent être clairs, précis, concrets et mesurables. Ces objectifs sont réalistes, autrement dit réalisables en termes de moyens.
Ainsi, lorsque la réunion a pour seul but d'informer les salariés ou bien d'organiser un service, il suffit de communiquer par e-mail ou courrier. Sauf si vous estimez que les informations en question seront sujettes à des réactions de vos collaborateurs. Là, seulement, la réunion se justifie pour traiter ces réactions en direct.
- Limiter la durée de la réunion et s'y tenir
Beaucoup de gens ont peur des réunions car elles n'en finissent pas. Une durée doit être fixée au départ puis être respectée.
Dans la majorité des cas, elle ne devrait pas s'étaler sur plus de deux heures.
- Adapter le style d'animation au but de la réunion
Suivant les objectifs de la réunion, le style d'animation ne sera pas le même.
Selon le style d'animation choisi, on pourra adapter les méthodes de travail (sous-groupe de travail, interactivité...) et les supports de communication (films, démontration de produits...).
En effet, si la réunion n'a qu'un caractère informatif, l'animateur choisira un style directif avec une information descendante. Au contraire, s'il s'agit cette fois de recueillir des informations, il adoptera un style participatif pour les faire remonter. Avec une approche plus relationnelle, la communication s'établira davantage entre les participants, permettant par exemple d'échanger les bonnes pratiques ou de construire une véritable réflexion.
- Gérer les personnes récalcitrantes
L'animateur doit être attentif à la fois à ce que les participants expriment oralement, mais également à leurs manifestations non verbales.
Bien souvent, la personne a le sentiment de ne pas être suffisamment prise en considération ou sollicitée, elle se sent en quelque sorte mise à l'écart ou peut également signifier qu'elle est en désaccord..
- Gérér les différents grades hierarchiques
Reste la question des différents niveaux hiérarchiques qui se côtoient lors de la réunion, surtout si l'animateur lui-même n'est pas le plus gradé.
Attention donc à mettre en valeur chacun et à gérer avec diplomatie les egos.
Et si l'animateur de la réunion pressent un problème, il faut qu'il ait un échange avec la personne avant la réunion à ce sujet. Prendre le recul nécessaire avant la réunion est donc indispensable.